Acum se realizează de fapt logistica negocierilor, logistică ce cuprinde un ansamblu de elemente tehnico-organizatorice si care are în vedere, în principal, următoarele aspecte:
A. constituirea echipei de negociere si numirea conducătorului acesteia;
B. stabilirea locului si datei negocierii, neomitând asigurarea conditiilor de transport, masă si cazare;
C. stabilirea momentului de începere a negocierii, avându-se grijă ca participantii să fie odihniti si să li se creeze toate conditiile necesare unei desfăsurări corespunzătoare a actiunii de negociere;
D. rezolvarea formalitătilor de deplasare, respectiv, obtinerea, dacă este cazul, a pasapoartelor si a vizelor necesare, a valutei, a documentelor de transport, alegerea si pregătirea cadourilor etc.;
E. invitarea partenerului de negociere si stabilirea, de comun acord cu acesta, a programului social (petrecerea timpului liber), rezolvarea unor cerinte ale partenerului de negociere.
Locul si data desfăsurării negocierii:
Acesta poate fi atât sediul uneia din părţi, cât si un teren neutru (de exemplu, cu ocazia unor târguri sau expoziţii), în acest din urmă caz, ambii parteneri fiind pusi în faţa unor condiţii similare. Desigur, atunci când negocierile se desfăsoară ,,pe propriul teren” se porneste încă din start cu un anumit avantaj, în special de natură psihologică.
Aceeasi atenţie deosebită trebuie acordată datei începerii negocierilor si perioadei în care acestea urmează a se desfăsura. Se vor avea în vedere eventualele uzanţe si obiceiuri, sărbătorile legale sau religioase, legăturile de tren sau avion, asigurarea conditiilor de masă si cazare etc.
Durata unei reprize de negociere trebuie să fie judicios stabilită, variind între 15 si 90 de minute. Pentru limitarea duratei totale a negocierilor, discuţiile vor fi programate fie cu 1-2 ore înainte de masa de prânz, fie cu 1-2 ore înainte de terminarea programului institutiei în cadrul căreia au loc negocierile.
- Stabilirea ordinii de zi
În situaţia în care ordinea de zi nu a fost stabilită prin mandat si există posibilitatea negocierii acesteia, se vor avea în vedere următoarele reguli:
A) nu se vor accepta propunerile partenerului înainte de a se analiza consecinţele ce decurg din acestea. In acest scop, se va cerceta, cu mare atentie, ce cuprind si mai ales, ce nu cuprind, în mod deliberat, aceste propuneri;
B) discutarea problemelor propuse trebuie programată astfel încât să existe un timp suficient de gândire;
C) partenerul nu trebuie să înteleagă că propunerile sale, considerate ca ,,absolut necesare’’ pot fi neapărat negociate.
De fapt, ordinea de zi nu este altceva decât un contract. Dacă după ce au început deja discuţiile, uneia din părţi nu-i convine stilul, procedura, trebuie să aibă curajul să le refuze si să propună schimbarea acestora. Un asemenea demers nu este însă facil si, în nici-un caz, nu trebuie tratat cu usurintă.Cel care stie când să convoace o sedintă are toate sansele să influenţeze decizia finală.
În condiţiile în care va apare ceva ,,neprevăzut’’,ce trebuie ,,trecut’’ pe ordinea de zi, iar acest ,,ceva’’ nu este bine cunoscut si deci stăpânit, se poate convoca o sedintă specială, se ,,provoacă’’ o discuţie cu colaboratorii, existând astfel posibilitatea:
- să se obtină informatii noi;
- să se revadă reglementările în domeniu si eventual să se consulte expertii;
- să se realizeze o serie de analize privind modificările de pret, specificatii, termen sau alte asemenea clauze;
- să se găsească si să se dezvolte noi argumente si pledoarii, să se analizeze eventualele concesii;
- să se exploreze noi alternative
- Pregătirea documentelor vizate in procesul negocierii:
Este vorba, mai întâi, de planul de negociere, care trebuie să contină următoarele elemente:
- definirea si sustinerea scopului negocierii;
- obiectivele maxime si minime ale negocierii;
- modul si pozitiile de tratare, desfăsurate pe momente de interes reciproc si pe cele de divergentă;
- variantele de oferte de negociere;
- variantele de formulări, argumente si contraargumente;
- posibilităti de compromis, responsabilităti si limite ale echipei de negociere, în totalitate si individuale.
- informaţii cu privire la calitătile partenerului de negociere, referitoare la pregătirea sa profesională, gradul de cultură, experienţa, comportamentul psihic, alte tranzactii încheiate etc.;
- informaţii privind personalitatea partenerului de negociere;
- informaţii provenite din analiza dosarelor de negociere pregătite înaintea începerii acestora;
- experienţa negocierilor anterioare avute cu acelasi partener.
- La intrarea în negociere, fiecare echipa trebuie să fie în posesia următoarelor dosare:
- dosarul tehnic;
- dosarul comercial;
- dosarul privind conjunctura pietei;
- dosarul concurenţei;
- dosarul partenerului de negociere;
- dosarul economico-financiar;
- De asemenea, echipa trebuie să cunoască:
- agenda de lucru;
- calendarul negocierii;
- bugetul tranzacţiei.
