Modul X – Formele de comunicare în negociere; conceptul si formele comunicării

• Prin intermediul procesului de comunicare se urmăreste atingerea unor obiective, precum:
  • să fim receptati (cititi sau auziti);
  • să fim întelesi;
  • să fim acceptati;
  • să provocăm o reactie.

Comunicarea ierarhică se desfăsoară potrivit raporturilor stabilite în cadrul organigramei firmei, a locului si functiei ocupate de fiecare individ în parte în cadrul organizaţiei.

 Principalele forme de existentă a comunicării ierarhice sunt legate de:

• asigurarea resurselor umane ale organizatiei, respectiv angajarea personalului necesar acesteia.
• integrarea profesională a noului angajat, respectiv asimilarea acestuia în mediul profesional si adaptarea sa la cerinţele grupului din care face parte.
• evaluarea performanţelor este o altă modalitate de comunicare, ce constă în capacitatea fiecărui angajat de a-si prezenta activitatea si modul în care si-a atins obiectivele care îi reveneau.
• alte forme de comunicare au în vedere pe cele care asigură legătura dintre institutie si mediul exterior al acesteia, respectiv cu partenerii (furnizori, clienti etc.), cu institutiile publice, guvernamentale sau neguvernamentale etc.

Comunicarea orală sau scrisă în negociere

În categoria comunicării orale sau scrise sunt incluse mesajele utilizate pentru a transmite sau a recepţiona informaţii. Modalităţile practice prin care se asigură comunicarea folosind asemenea mesaje sunt vorbirea si scrierea.

a) Aproape toate actiunile intreprinse în relatia cu o altă persoană se bazează pe un mesaj exprimat oral. Comunicarea prin vorbire se diferentiază în mod categoric de cea scrisă prin aceea că ea oferă mult mai multe mijloace de exprimare a informatiilor fată de interlocutor.

Practic, formele mesajelor verbale au în vedere:

• gândirea (formularea în cuvinte a ideilor);
• vorbirea (exprimarea orală propriu-zisă);
• ascultarea si receptionarea mesajului partenerului de discutie;

      b) comunicarea scrisă  este o modalitate mult mai pretentioasă de comunicare, care nu oferă însă atâta libertate ca cea verbală. Exprimarea în scris necesită timp pentru dezvoltarea si practicarea unui stil personal, solicitând mai multă creativitate decât vorbirea. Printre mijloacele de comunicare prin mesaje scrise, cele mai folosite sunt următoarele:

• cererea si oferta;
• scrisorile si contractele;
• curriculum vitae;
• scrisorile si mesajele adresate celor din afara institutiei (informări, scrisori de multumire, telegrame, faxuri etc.);
  • rapoarte (cu regim intern si extern);
  • norme de organizare si de functionare interne sau externe (brosuri, cataloage, pliante si orice forme de mesaje promotionale ale organizatiei);

COMUNICAREA SCRISĂ

Principalele obiective ale comunicării scrise sunt:

•  să fie scurtă, clară şi concisă
•  să fie uşor de citit, înţeles şi aplicat (când este cazul)
• să aibă un scop foarte clar
•  să fie uşor de rezumat şi de tras concluzii
•  să folosească punctele tari ale comunicării
•  să arate ce poate aduce schimbarea
•  să ofere soluţii şi alternative practice

Redactarea creativă a rapoartelor

• Lăsaţi deoparte pregătirea următoarei prezentări?
• Întârziaţi să scrieţi un email dificil sau o scrisoare?
• Vă e teamă să începeţi un raport important?
• Suferiţi de sindromul paginii albe, când o pagină albă înseamnă o minte goală?

Conştiinţa propriului eu poate interfera cu scrisul nostru împiedicând exprimarea firească.

Să alegem ce frază sună cel mai bine, ce cuvinte să folosim şi în ce ordine poate inhiba capacitatea noastră de a comunica în scris.

Multe pagini scrise sunt prea încărcate, conţin prea multe detalii, şi prea mulţi termeni tehnici. Mulţi cred că dacă au muncit serios ca să pregătească un material scris, atunci toată lumea trebuie să afle asta. Până în cele mai mici detalii! Rezultatul însă poate fi că, în loc să aibă un impact puternic, care să antreneze şi să impresioneze cititorul

Cele două forme ale mesajelor exprimate în scris sunt: scrierea si citirea.

• Comunicarea în negociere:

Potrivit unor cercetări în domeniu, peste 55% din comunicările dintre indivizi sunt comunicări fără cuvinte, respectiv comunicări nonverbale.

O asemenea comunicare cuprinde orice fel de modalitate de exprimare în afara cuvintelor rostite sau scrise. Ea poate sustine, completa, infirma sau substitui un mesaj exprimat prin cuvinte.

Există o multitudine de mijloace de comunicare nonverbală,

• mijloace privind expresia feței (un zâmbet sau o încruntare),
• gesturi (miscarea mâinilor sau corpului, a ochilor etc.),
• poziția corpului,
• orientarea,
• pozitia fată de interlocutor,
• proximitatea (distanta fată de interlocutor, în picioare sau asezat),
• contactul vizual,
• contactul corporal (o bătaie usoară pe umăr),
• aspectul exterior (fizic si vestimentar),
• vorbirea (aspectele sale nonverbale),
• scrierea (aceleași expresii nonverbale) etc.

• Principalele tipuri de comunicare nonverbală sunt următoarele:

A) comunicarea prin tinută, pozitia si miscarea corpului reprezintă o primă sursă de informatii despre propria persoană.

B) caracteristicile fizice reprezintă, la rândul lor, surse serioase de informatii privind personalitatea unei persoane. Avem în vedere aspecte precum înăltimea, greutatea, lungimea părului si pieptănătura etc. De remarcat faptul că anumite curente din modă (lungimea părului la bărbati, moda mini sau maxi la femei, moda punk, rock, hippy etc

C) comportamentul personal, respectiv atitudinea distantă sau familiară, este o modalitate de comunicare, prin care orice persoană dovedeste modul în care stie să se raporteze la anumite situatii de comunicare.

D) ticurile verbale sunt gesturi care însotesc mesajele exprimate în mod verbal. La acestea se adaugă intonatia, ea având un rol important în realizarea comunicării.

E) tinuta vestimentară reprezintă, în ultimă instantă, tot o formă de comunicare cu cei din jur. Accesoriile vestimentare oferă anumite informatii despre personalitatea unui individ si sunt în relatie directă cu educatia estetică a fiecărei persoane în parte;

F) mediul înconjurător, ambientul creat în jurul organizatiei, contribuie la realizarea si completarea comunicării în cadrul negocierilor, discutiilor, afacerilor. In acelasi timp, modul în care este abordată decorarea, aranjarea locuintei, marca si îngrijirea autoturismului, chiar modul de conducere a acestuia , toate acestea întregesc mijloacele de comunicare nonverbală;

G) modul de folosire a timpului reprezintă o informatie utilă despre propria personalitate. Punctualitatea, modul în care se organizează o întâlnire, o manifestare, o afacere, timpul afectat pentru exprimarea ideilor, timpul lăsat interlocutorului pentru argumente sau contraargumente, sunt mijloace prin care se pot comunica partenerului de afaceri, în general celor din jur, informatii ce vor fi avute în vedere în continuarea discutiilor si eventual încheierea unei afaceri;

H) mesajele nonverbale din materialele scrise sunt ,,transmise’’ prin calitatea hârtiei folosite, aranjarea în pagină a textului, modul de realizare a scrisului propriu-zis (la masină, la computer sau de mână), alegerea cuvintelor si formulărilor potrivite, calitatea exprimării, toate acestea sunt surse de informatie ce vor fi avute întodeauna în vedere, ele dând viată, în mod sugestiv, mesajului dorit.

Să fim pozitivi

Trebuie să folosim afirmaţia şi încurajarea pentru a obţine ce e mai bun de la oameni.

Să observăm când alţii fac lucrurile bine (chiar dacă ţine de rutina zilnică)! Aceasta arată că suntem atenţi şi mulţi reacţionează bine când ştiu că alţii realizează ce fac ei.

Altfel spus, locul de muncă poate deveni mult mai plăcut dacă facem un efort să ne îmbogăţim comunicarea cu feedback pozitiv.

Ce este şi mai important este să nu lăsăm comunicarea în voia sorţii. Să o conştientizăm, să ne dezvoltăm abilităţile şi să devenim comunicatori mai buni.